Uso integrado da ferramenta bpmn e da gestão de riscos em um processo de uma instituição federal de ensino superior

Abstract

Diversas técnicas e ferramentas de gestão são utilizadas para aprimorar o trabalho administrativo, melhorar a eficácia e aumentar a eficiência das Instituições. A utilização destas ferramentas pelo setor público traz vantagens para o gestor e para a sociedade, que é quem se beneficia dos serviços ofertados. Nesta pesquisa-ação, foram aplicadas duas ferramentas de gestão em um processo específico de uma Universidade Pública Federal: o mapeamento de processos, utilizando a técnica Business Process Model and Notation (BPMN), e a ferramenta de gestão de riscos, segundo o método referenciado pelo Tribunal de Contas da União (TCU). O objetivo desta pesquisa é analisar a interação e as possíveis contribuições do BPMN no processo de gestão de riscos, e expor sobre a aplicabilidade e relevância das ferramentas, a partir das visões da pesquisadora, do gestor e de sua equipe de trabalho. A pesquisa-ação foi desenvolvida em quatro ciclos, e os dados foram coletados de forma direta, a partir de observação e entrevistas, e de forma indireta, a partir de pesquisas e análises documentais. Pode-se concluir que o processo mapeado via BPMN interagiu de forma colaborativa com o método de gestão de riscos aplicado, pois possibilitou identificar visualmente no mapa do processo, de forma direta ou indireta, os eventos de riscos mais críticos. As ferramentas utilizadas foram consideradas aplicáveis, ressaltando a necessidade de uma pessoa com conhecimento técnico para aplicá-las, e foram consideradas extremamente relevantes para o aprimoramento da gestão do processo. Os métodos são independentes, porém, o mapa do processo via BPMN complementou a gestão de riscos ao tornar o fluxo de todas as atividades do processo visíveis e claras, possibilitando a identificação de eventos de riscos, demonstrando uma interação positiva entre as ferramentas.